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Sistema di controllo interno

Il sistema di controllo interno è un processo, costituito da regole, procedure e strutture organizzative, finalizzato a perseguire i valori di fairness sostanziale e procedurale, di trasparenza e di accountability, ritenuti fondamenti dell’agire d’impresa di Telecom Italia, come statuito dal Codice etico e di condotta del Gruppo e dal Codice di autodisciplina della Società (entrambi consultabili sul sito www.telecomitalia.it, canale Governance). Detto processo è finalizzato ad assicurare l’efficienza della gestione, la sua conoscibilità e verificabilità, l’affidabilità dei dati contabili e gestionali, il rispetto delle leggi applicabili e dei regolamenti e la salvaguardia degli asset dell’impresa, prevenendo frodi a danno della Società e dei mercati finanziari.

Il Consiglio di Amministrazione, in quanto responsabile del sistema di controllo interno, ne fissa le linee di indirizzo, verificandone l’adeguatezza, l’efficacia e il corretto funzionamento, così che i principali rischi aziendali (operativi, di compliance, economici, di natura finanziaria) siano correttamente identificati e gestiti. Nell’esercizio di questa responsabilità il Consiglio si avvale, oltre che del Comitato per il controllo interno e per la corporate governance, di un preposto dotato di un adeguato livello di indipendenza e di mezzi idonei allo svolgimento della funzione (come già riferito nelle precedenti Relazioni di governance: la società consortile Telecom Italia Audit & Compliance Services).

Al preposto al controllo interno sono attribuite funzioni di supporto nella verifica dell’adeguatezza e dell’efficienza del sistema e, qualora si riscontrino anomalie, di proposizione delle opportune soluzioni correttive. Il preposto riferisce del proprio operato al Comitato per il controllo interno e per la corporate governance e al Collegio Sindacale e si relaziona con l’Amministratore delegato ai controlli interni (allo stato, il Presidente del Consiglio di Amministrazione).

Per meglio coordinare l’evoluzione e la manutenzione del sistema di controllo interno, fin dal 2005 è attiva la posizione di Group Compliance Officer, che svolge un ruolo di collegamento e coordinamento dei piani di attuazione per il miglioramento del sistema di controllo interno del Gruppo, con responsabilità di presidiare e facilitare il rapporto tra management e sistema di controllo, garantendo altresì, d’intesa e con il supporto di Telecom Italia Audit & Compliance Services, il presidio metodologico in materia di gestione dei rischi.

Su un diverso fronte, il sistema di controllo interno si completa con il c.d. “Modello Organizzativo 231” che si articola in “principi generali del controllo interno”, in “principi di comportamento” (declinati in regole specifiche per i rapporti con i rappresentanti della Pubblica Amministrazione, per la materia societaria e per le operazioni su azioni e altri titoli della società) e in “schemi di controllo interno”, nei quali vengono descritti i processi, gli eventuali reati perpetrabili in relazione ai medesimi, le attività preventive di controllo finalizzate ad evitare i correlativi rischi. Nel corso del 2008 il Modello Organizzativo 231 è stato oggetto di aggiornamento (a fronte delle modifiche legislative intervenute) e affinamento (a seguito di riscontri applicativi e dei suggerimenti formulati da un consulente indipendente).

Sul funzionamento e sull’osservanza del Modello Organizzativo 231 vigila l’Organismo di Vigilanza, composto da un membro del Collegio Sindacale (Presidente dell’Organismo), da un Amministratore indipendente membro del Comitato per il controllo interno e per la corporate governance e dal preposto al controllo interno, in persona del Presidente di Telecom Italia Audit & Compliance Services. L’Organismo, rinominato il 15 aprile 2008 a seguito del rinnovo del Consiglio di Amministrazione (Assemblea del 14 aprile 2008), riferisce al Consiglio, al Comitato per il controllo interno e per la corporate governance e al Collegio Sindacale in ordine alle attività di verifica compiute e al loro esito.

Per fornire supporto operativo agli Organismi di Vigilanza delle Società appartenenti al Gruppo, all’interno di Telecom Italia Audit & Compliance Services è stata costituita una struttura dedicata (Compliance Support Group) con il compito di gestire le segnalazioni di violazioni del Modello Organizzativo e di effettuare specifici audit di compliance sulla base delle evidenze ricevute per il tramite dei flussi informativi istituiti all’interno del Gruppo.

Con riferimento al sistema di controllo interno e al suo documento fondamentale, merita infine di essere segnalato che il Consiglio di Amministrazione, in esecuzione degli impegni approvati dall’Autorità per la Concorrenza ed il Mercato nel dicembre 2008 a chiusura del procedimento A/375 (asserito abuso di posizione dominante realizzato attraverso strategie illegittime di retention e win-back), ha deliberato, nella riunione del 27 febbraio 2009, l’integrazione del Codice etico e di condotta del Gruppo, rafforzando i concetti di corretta e leale competizione con particolare riguardo al dovere di non fornire informazioni lesive dell’immagine dei concorrenti.